Quản lý tổ chức của bạn: mọi người, vai trò và cài đặt

Owner (chủ sở hữu) và Admin (quản trị viên) quản lý tổ chức từ hai trang trong Cài đặt: Organization (tên của tổ chức) và People (thành viên và khách của bạn). Member (thành viên) cũng có thể mở trang Organization, nhưng nó chỉ đọc cho họ — một ghi chú hướng họ đến Owner hoặc Admin để thực hiện thay đổi. Trang People chỉ dành cho Owner và Admin, và Guest (khách) không thấy cả hai trang.

​

Quản lý mọi người

Đi tới Settings → People để xem tất cả mọi người trong tổ chức của bạn. Trang được chia thành hai tab:

• Members — Owner, Admin và Member. Mỗi hàng hiển thị tên và email của người đó, vai trò của họ và khi họ được nhìn thấy lần cuối (“Online now” nếu họ hiện đang hoạt động).
• Guests — những người có quyền xem các tệp riêng lẻ. Cột Access cho thấy mỗi khách có thể mở bao nhiêu tệp; nhấp vào nó để xem danh sách.

Những người chưa chấp nhận lời mời của họ sẽ xuất hiện ở cuối danh sách được đánh dấu Pending.

​

Thêm thành viên

Khách không thể được mời từ hộp thoại này — truy cập khách được cấp bằng chia sẻ một tệp với quyền truy cập xem. Nhập email của người đã là khách sẽ nâng cấp họ lên thành viên thay thế.

​

Thay đổi vai trò của ai đó

Trên tab Members, sử dụng trình đơn thả xuống trong cột Role để chuyển một người giữa Admin và Member. Vai trò Owner được cố định và không thể thay đổi.

​

Xóa ai đó

Mở menu ⋯ trên hàng của một người và chọn Remove from organization. Bạn sẽ được yêu cầu xác nhận: người đó ngay lập tức mất quyền truy cập vào tất cả các tệp được chia sẻ với họ, và bạn có thể mời họ lại bất kỳ lúc nào. Loại bỏ một thành viên sẽ giải phóng ghế của họ, nhưng tổ chức của bạn sẽ giữ (và trả tiền cho) ghế đó cho đến cuối kỳ thanh toán hiện tại — gán nó cho người khác trước đó, nếu không nó sẽ bị loại bỏ khi gia hạn tiếp theo của bạn. Đối với những người chưa chấp nhận lời mời của họ, hành động là Cancel invite thay thế, điều này sẽ rút lại lời mời ngay lập tức. Vì lời mời thành viên đang chờ xử lý đã giữ một ghế, hủy nó sẽ giải phóng ghế đó.

​

Quản lý khách

Trên tab Guests bạn có thể xem xét những gì mỗi khách có quyền truy cập. Trên một gói trả tiền, Owner có thể nâng cấp một khách lên một thành viên đầy đủ với Upgrade to member — các thành viên có thể xem và chỉnh sửa các tệp trong tổ chức, vì vậy nâng cấp một khách sẽ thêm một ghế trả tiền vào gói của bạn. Bạn cũng có thể nâng cấp một khách bằng cách nhập email của họ vào Add members: Flowstep sẽ nhận ra khách hiện có và nâng cấp họ lên một thành viên thay vì gửi lời mời trùng lặp. Trên Gói Miễn phí những hành động này không có sẵn cho đến khi bạn nâng cấp.

​

Sửa những thành viên không hoạt động

Nếu một số thành viên hiển thị Inactive, họ có quyền truy cập chỉ đọc vì tổ chức của bạn có nhiều thành viên hơn ghế trả tiền:

• Trên một gói trả tiền, Owner sẽ thấy biểu ngữ “Some members aren’t active” — nhấp vào Fix để đồng bộ hóa ghế của bạn và khôi phục quyền truy cập chỉnh sửa của họ.
• Trên Gói Miễn phí, nâng cấp lên gói trả tiền để kích hoạt thành viên của bạn.

​

Đổi tên tổ chức của bạn

Đi tới Settings → Organization và nhấp vào Change bên cạnh tên tổ chức. Tên này sẽ hiển thị cho những thành viên khác trong tổ chức của bạn. Member (thành viên) có thể mở trang này nhưng không thể chỉnh sửa nó — thay vì nút Change họ sẽ thấy một ghi chú “Contact organization owner or admins to change the organization settings or invite new members.”