Quản lý mọi người
Đi đến Settings → People (Cài đặt → Mọi người) để xem mọi người trong tổ chức của bạn. Trang được chia thành hai tab:- Members (Thành viên) — Owner, Admin và Member. Mỗi hàng hiển thị tên và email của người đó, vai trò của họ, và lần cuối cùng họ được nhìn thấy (“Online now” nếu họ hiện đang hoạt động).
- Guests — những người có quyền truy cập xem các tệp riêng lẻ. Cột Access (Quyền truy cập) hiển thị số lượng tệp mà mỗi guest có thể mở; nhấp vào nó để xem danh sách.
Thêm thành viên
1
Mở trang People
Đi đến Settings → People (Cài đặt → Mọi người) và nhấp vào Add members (Thêm thành viên).
2
Nhập địa chỉ email
Nhập hoặc dán các địa chỉ email, được phân tách bằng dấu phẩy. Mỗi địa chỉ trở thành một viên thuốc, vì vậy bạn có thể mời một số người cùng một lúc. Các địa chỉ không hợp lệ được tô sáng để bạn có thể sửa chúng trước khi gửi.
3
Chọn một vai trò
Chọn Admin hoặc Member cho những người bạn đang mời. Vai trò áp dụng cho mọi người trong lô này, và bạn có thể thay đổi vai trò riêng lẻ sau này.
4
Gửi các lời mời
Nhấp vào Invite (Mời). Mỗi người sẽ nhận được một email mời — họ không cần tài khoản Flowstep hiện có, vì một tài khoản sẽ được tạo cho họ tự động.
Mỗi thành viên bạn mời sẽ thêm một ghế trả phí vào gói của tổ chức, bắt đầu từ thời điểm họ được mời. Trên một gói trả phí, ghế cập nhật tự động khi Owner thêm mọi người; các thành viên được thêm bởi Admin có thể hiển thị Inactive (Không hoạt động) cho đến khi Owner nhấp vào Fix (Sửa). Trên gói Free, các thành viên được mời tham gia Inactive (chỉ đọc) cho đến khi bạn nâng cấp. Xem Ghế.
Thay đổi vai trò của ai đó
Trên tab Members (Thành viên), hãy sử dụng thả xuống trong cột Role (Vai trò) để chuyển một người giữa Admin và Member. Vai trò của Owner là cố định và không thể thay đổi.Xóa ai đó
Mở menu ⋯ trên hàng của một người và chọn Remove from organization (Xóa khỏi tổ chức). Bạn sẽ được yêu cầu xác nhận: người đó ngay lập tức mất quyền truy cập vào tất cả các tệp trong tổ chức, và bạn có thể mời lại họ bất kỳ lúc nào. Xóa một thành viên giải phóng ghế của họ, nhưng tổ chức của bạn vẫn giữ (và trả tiền cho) ghế đó cho đến cuối kỳ thanh toán hiện tại — gán nó cho người khác trước đó, nếu không nó sẽ bị xóa khi gia hạn của bạn. Đối với những người chưa chấp nhận lời mời của họ, hành động là Cancel invite (Hủy lời mời) thay thế, cái mà rút lại lời mời ngay lập tức. Vì một lời mời thành viên đang chờ đã giữ một ghế, việc hủy nó giải phóng ghế đó.Bạn không thể xóa chính mình hoặc Owner của tổ chức.
Quản lý guest
Trên tab Guests (Guest), bạn có thể xem lại những gì mỗi guest có quyền truy cập. Trên một gói trả phí, Owner có thể thăng chức một guest thành thành viên đầy đủ với Upgrade to member (Nâng cấp lên thành viên) — các thành viên có thể xem và chỉnh sửa các tệp trong tổ chức, vì vậy việc nâng cấp một guest sẽ thêm một ghế trả phí vào gói của bạn. Trên gói Free, hành động này không khả dụng cho đến khi bạn nâng cấp.Sửa các thành viên không hoạt động
Nếu một số thành viên hiển thị Inactive (Không hoạt động), họ chỉ có quyền truy cập đọc vì tổ chức của bạn có nhiều thành viên hơn ghế trả phí:- Trên một gói trả phí (paid plan), Owner sẽ thấy một banner “Some members aren’t active” — nhấp vào Fix (Sửa) để đồng bộ hóa các ghế của bạn và khôi phục quyền truy cập chỉnh sửa của họ.
- Trên gói Free (Free plan), hãy nâng cấp lên một gói trả phí để kích hoạt các thành viên của bạn.