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Owner e Admin gestiscono l’organizzazione da due pagine in Impostazioni: Organization (il nome dell’organizzazione) e People (i tuoi member e guest). I Member possono aprire la pagina Organization, ma è di sola lettura per loro — una nota li indirizza a un Owner o Admin per apportare modifiche. La pagina People rimane limitata a Owner e Admin, e i Guest non vedono nessuna delle due pagine.

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Gestisci le persone

Vai a Settings → People per vedere tutti gli utenti nella tua organizzazione. La pagina è divisa in due schede:
  • Members — Owner, Admin e Member. Ogni riga mostra il nome e l’indirizzo email della persona, il suo ruolo, e quando è stato visto l’ultima volta (“Online now” se sono attualmente attivi).
  • Guests — persone con accesso in visualizzazione ai singoli file. La colonna Access mostra quanti file ogni guest può aprire; fai clic per vedere l’elenco.
Le persone che non hanno ancora accettato il loro invito appaiono in fondo all’elenco contrassegnate Pending.

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Aggiungi member

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Apri la pagina People

Vai a Settings → People e fai clic su Add members.
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Inserisci gli indirizzi email

Digita o incolla gli indirizzi email, separati da virgole. Ogni indirizzo diventa una pill, quindi puoi invitare più persone contemporaneamente. Gli indirizzi non validi sono evidenziati in modo da poterli correggere prima dell’invio.
3

Scegli un ruolo

Scegli Admin o Member per le persone che stai invitando. Il ruolo si applica a tutti in questo batch e puoi modificare i singoli ruoli in seguito.
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Invia gli inviti

Fai clic su Invite. Ogni persona riceve un invito via email — non hanno bisogno di un account Flowstep esistente, poiché uno viene creato per loro automaticamente.
Ogni member che inviti aggiunge una postazione a pagamento al piano della tua organizzazione, a partire dal momento dell’invito. Su un piano a pagamento, le postazioni si aggiornano automaticamente quando l’Owner aggiunge persone; i member aggiunti da un Admin possono apparire come Inactive finché l’Owner non fa clic su Fix. L’aggiunta di member richiede un piano a pagamento — sul piano Free, facendo clic su Add members ti viene chiesto di passare a un piano superiore anziché aprire la finestra di dialogo dell’invito. Vedi Postazioni.
I guest non possono essere invitati da questa finestra di dialogo — l’accesso come guest viene concesso condividendo un file con accesso in visualizzazione. Inserire l’email di qualcuno che è già un guest lo promuove a member.

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Cambia il ruolo di qualcuno

Nella scheda Members, usa il menu a discesa nella colonna Role per passare una persona tra Admin e Member. Il ruolo dell’Owner è fisso e non può essere modificato.

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Rimuovi qualcuno

Apri il menu ⋯ sulla riga di una persona e scegli Remove from organization. Ti verrà chiesto di confermare: la persona perde immediatamente l’accesso a tutti i file condivisi con loro, e puoi reinvitarla in qualsiasi momento. Rimuovere un member libera la sua postazione, ma la tua organizzazione mantiene (e paga) quella postazione fino alla fine dell’attuale periodo di fatturazione — assegnala a qualcun altro prima di allora, oppure verrà rimossa al prossimo rinnovo. Per le persone che non hanno ancora accettato il loro invito, l’azione è invece Cancel invite, che ritira l’invito immediatamente. Poiché un invito member in sospeso mantiene già una postazione, l’annullamento libera quella postazione.
Non puoi rimuovere te stesso o l’Owner dell’organizzazione.

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Gestisci i guest

Nella scheda Guests puoi rivedere a cosa ha accesso ogni guest. Su un piano a pagamento, l’Owner può promuovere un guest a member completo con Upgrade to member — i member possono visualizzare e modificare i file all’interno dell’organizzazione, quindi promuovere un guest aggiunge una postazione a pagamento al tuo piano. Puoi anche promuovere un guest inserendo il suo email in Add members: Flowstep riconosce il guest esistente e lo promuove a member anziché inviare un invito duplicato. Sul piano Free queste azioni non sono disponibili finché non passi a un piano superiore.

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Ripristina i member inattivi

Se alcuni member appaiono come Inactive, hanno accesso in sola lettura perché la tua organizzazione ha più member che postazioni a pagamento:
  • Su un piano a pagamento, l’Owner vede un banner “Some members aren’t active” — fai clic su Fix per sincronizzare le tue postazioni e ripristinare il loro accesso in modifica.
  • Sul piano Free, passa a un piano a pagamento per attivare i tuoi member.

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Rinomina la tua organizzazione

Vai a Settings → Organization e fai clic su Change accanto al nome dell’organizzazione. Il nome è visibile agli altri member della tua organizzazione. I Member possono aprire questa pagina ma non possono modificarla — invece del pulsante Change vedono una nota che dice “Contact organization owner or admins to change the organization settings or invite new members.”