Personen verwalten
Gehen Sie zu Settings → People, um alle Personen in Ihrer Organisation zu sehen. Die Seite ist in zwei Registerkarten unterteilt:- Members — Owner (Inhaber), Admin (Administrator) und Member (Mitglied). Jede Zeile zeigt den Namen und die E-Mail-Adresse der Person, ihre Rolle und wann sie zuletzt aktiv war („Online now”, wenn sie gerade aktiv sind).
- Guests — Personen mit Anzeigeberechtigung für einzelne Dateien. Die Spalte Access zeigt, wie viele Dateien jeder Gast öffnen kann; klicken Sie darauf, um die Liste zu sehen.
Mitglieder hinzufügen
1
Öffnen Sie die Seite People
Gehen Sie zu Settings → People und klicken Sie auf Add members.
2
E-Mail-Adressen eingeben
Geben Sie E-Mail-Adressen ein oder fügen Sie sie ein, getrennt durch Kommas. Jede Adresse wird zu einem Etikett, sodass Sie mehrere Personen auf einmal einladen können. Ungültige Adressen werden hervorgehoben, damit Sie sie vor dem Senden korrigieren können.
3
Wählen Sie eine Rolle
Wählen Sie Admin oder Member für die Personen, die Sie einladen. Die Rolle gilt für alle in diesem Paket, und Sie können einzelne Rollen später ändern.
4
Senden Sie die Einladungen
Klicken Sie auf Invite. Jede Person erhält eine E-Mail-Einladung – sie benötigt kein bestehendes Flowstep-Konto, da eins automatisch für sie erstellt wird.
Jedes Mitglied, das Sie einladen, fügt einen kostenpflichtigen Platz zu dem Tarif Ihrer Organisation hinzu, ab dem Moment, in dem es eingeladen wird. Bei einem kostenpflichtigen Tarif werden Plätze automatisch aktualisiert, wenn der Owner (Inhaber) Personen hinzufügt; von einem Admin (Administrator) hinzugefügte Mitglieder können als Inactive angezeigt werden, bis der Owner (Inhaber) auf Fix klickt. Im Free-Tarif treten eingeladene Mitglieder als Inactive (schreibgeschützt) bei, bis Sie ein Upgrade durchführen. Siehe Plätze.
Rolle einer Person ändern
Verwenden Sie auf der Registerkarte Members das Dropdown-Menü in der Spalte Role, um eine Person zwischen Admin und Member zu wechseln. Die Rolle des Owner (Inhabers) ist festgelegt und kann nicht geändert werden.Jemanden entfernen
Öffnen Sie das Menü ⋯ in der Zeile einer Person und wählen Sie Remove from organization. Sie werden aufgefordert zu bestätigen: Die Person verliert sofort den Zugriff auf alle Dateien in der Organisation, und Sie können sie jederzeit erneut einladen. Das Entfernen eines Mitglieds gibt seinen Platz frei, aber Ihre Organisation behält (und zahlt für) diesen Platz bis zum Ende des aktuellen Abrechnungszeitraums – weisen Sie ihn vorher jemandem anders zu, oder er wird bei Ihrer nächsten Verlängerung entfernt. Für Personen, die ihre Einladung noch nicht angenommen haben, ist die Aktion stattdessen Cancel invite, wodurch die Einladung sofort zurückgezogen wird. Da eine ausstehende Mitgliedereinladung bereits einen Platz reserviert, gibt das Stornieren diesen Platz frei.Sie können sich selbst oder den Owner (Inhaber) der Organisation nicht entfernen.
Gäste verwalten
Auf der Registerkarte Guests können Sie überprüfen, auf welche Dateien jeder Gast Zugriff hat. Bei einem kostenpflichtigen Tarif kann der Owner (Inhaber) einen Gast mit Upgrade to member zu einem vollständigen Mitglied befördern – Mitglieder können Dateien innerhalb der Organisation anzeigen und bearbeiten, daher fügt das Upgraden eines Gastes einen kostenpflichtigen Platz zu Ihrem Tarif hinzu. Im Free-Tarif ist diese Aktion nicht verfügbar, bis Sie ein Upgrade durchführen.Inaktive Mitglieder beheben
Wenn einige Mitglieder als Inactive angezeigt werden, haben sie schreibgeschützten Zugriff, da Ihre Organisation mehr Mitglieder als kostenpflichtige Plätze hat:- Bei einem kostenpflichtigen Tarif sieht der Owner (Inhaber) ein Banner „Some members aren’t active” – klicken Sie auf Fix, um Ihre Plätze zu synchronisieren und ihnen Bearbeitungszugriff wiederherzustellen.
- Beim Free-Tarif führen Sie ein Upgrade auf einen kostenpflichtigen Tarif durch, um Ihre Mitglieder zu aktivieren.